En anteriores artículos hemos hablado de diferentes estilos para liderar tu clínica veterinaria, y, hoy te vamos a introducir en uno de los mejores instrumentos indispensables para que tomes las mejores decisiones estratégicas como gerente de tu negocio.
CONTROL DE GESTIÓN – INTRODUCCIÓN
El Control de Gestión lo definiremos como el instrumento que te deberá permitir obtener la información necesaria y fiable, y, en un tiempo concreto para poder tomar decisiones de carácter estratégicas y tácticas en el momento adecuado, y, aprovechando de forma eficaz los recursos disponibles.
El Control de Gestión debe ser el sistema fundamental de tu clínica veterinaria, y, te debería permitir realizar los siguientes aspectos de tu negocio:
- Reducir los riesgos de la actividad de tu empresa
- Dirigir tu negocio según objetivos
- Anticipar resultados (previsiones y proyecciones)
- Adaptar la estructura organizativa de tu empresa
- Adaptar y revisar los objetivos a largo plazo
CONTROL DE GESTIÓN – LOS PROCESOS
Para diseñar un buen sistema de Control de Gestión éste debe estar vinculado a una definición previa de los objetivos y estrategias generales por parte de la Dirección así como de las responsabilidades que los distintos departamentos tienen sobre éstos
Por lo tanto, será muy importante que tengas definido los siguientes aspectos:
- Objetivos por departamento y por responsable
- Indicadores de control para seguir la evolución de los resultados
- Sistema de información periódico para orientar sobre las desviaciones de los objetivos
- Mecanismo de valuación sobre los resultados y medidas correctivas a tomar
- Sistema de incentivos compatible de los objetivos personales con los de la empresa
(*) Algunos de los procesos y dependiendo de su complejidad funcional, podrían ser externalizados, pudiendo la dirección de la clínica veterinaria centrarse únicamente en la estrategia, principalmente cuando en nuestro sistema de control habitual no disponemos de manera controlada las variables o sistemas de información necesarios.
CONTROL DE GESTIÓN – INDICADORES
Como ya hemos dicho anteriormente el sistema de control requiere definir una serie de indicadores o sistemas de medida que serán utilizados para establecer los objetivos de cada departamento o responsable y poder evaluar su desarrollo. Para ello es importante identificar las variables clave de la empresa en su conjunto y en particular.
Las variables clave deben considerarse factores determinantes y tienen una afectación sobre el desarrollo de nuestra actividad, estarán sujetas a las distintas responsabilidades de los departamentos, y, naturalmente garantizarán el éxito o el fracaso de nuestra clínica veterinaria en el corto y medio plazo.
A modo de ejemplo supongamos que nuestra estrategia a medio plazo es incrementar nuestro ticket medio un 6,45% en un periodo concreto de tiempo de 12 meses, y, para ello hemos adoptado la táctica de incrementar las pruebas diagnósticas y las cirugías en ese periodo. Tendremos que tener un sistema de información adecuado y permanente sobre el volumen de artículos y facturación de esas dos familias, y, evaluar a los responsables directos del resultado.
Algunos ejemplos de indicadores importantes de nuestra clínica veterinaria podrían ser, número total de clientes en un periodo, número total de visitas en el mismo periodo, número de visitas por día, ticket medio por visita, ticket medio por familias de la clínica, volumen de facturación por áreas del negocio, etc.
CONTROL DE GESTIÓN – CONTABILIDAD Y OBJETIVOS
Si bien es cierto que hace unos años los gerentes veterinarios estaban alejados de estos modelos de gestión, ahora hay una mayor consciencia de la importancia que tiene la contabilidad de gestión sobre los departamentos y las personas para el cumplimiento de los objetivos. En general si seguimos estas tres reglas básicas podremos obtener muy buenos resultados en nuestra empresa y estructura organizacional.
1. Deberemos informar sobre los costes, los márgenes, los indicadores, etc., a todas las personas de la organización que estén implicadas en los distintos procesos de gestión.
2. Los esfuerzos de la organización deberán estar orientados a la consecución de los objetivos, ya que tan importante será fijarlos como adecuar recursos para lograrlos. Fijaremos un presupuesto por objetivo, herramientas de control y medidas correctivas para controlar las desviaciones que se produzcan.
3. Diseñaremos un sistema retributivo para el / los responsables del cumplimiento de nuestros objetivos, porque como ya hemos explicado en reiteradas ocasiones es una fórmula de motivación complementaria para el personal.
CONTROL DE GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN
En multitud de ocasiones la mayoría de los gerentes veterinarios tienen unas expectativas cortoplacistas sobre los resultados de la planificación estratégica, y, es muy importante aclarar existen diferentes horizontes a la hora de implementarla en nuestro centro veterinario. No es lo mismo redactar las funciones del puesto de trabajo para una nueva incorporación de un ATV (acciones operativas diarias), que fijar los objetivos y presupuestos para la adquisición de un nuevo equipamiento de analíticas (acción para el corto plazo pero que precisarán de presupuesto y objetivos definidos), o, por ejemplo, preparar un plan de marketing para implementar un servicio de especialidad en el centro (acción para el medio plazo, presupuesto para especialista y equipamiento así como objetivos definidos, etc.).
CONSIDERACIONES FINALES
Cuando hablamos de Control de Gestión estamos definiendo procesos, en este caso de planificación y control, que son la base de cualquier organización. Así pues, si quieres ser mucho más efectivo en tu plan estratégico de negocio, implementa el control de gestión, planifica tus objetivos y define las responsabilidades para realizarlos, y, lo más importante, no te olvides de los procesos de control para comparar los resultados obtenidos con los esperados, con los que podrás tomar las medidas correctoras en tiempo y forma.
