Muchos gerentes veterinarios nos dicen que llevan meses pensando en la necesidad de empezar un proceso de cambio respecto a la gestión estratégica de su clínica veterinaria, pero al mismo tiempo no tienen claro por dónde y cómo empezar. Con el fin de ayudar a todos los gerentes veterinarios que tienen la necesidad de tomar el control de sus negocios e identificar los principales riesgos y oportunidades dentro del corto plazo, vamos a desvelar en este artículo los riesgos que están presentes en todas las clínicas veterinarias a las que hemos realizado un diagnóstico de situación.
DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN INICIAL
La denominada burbuja veterinaria es un claro ejemplo de lo que está pasando, dónde a pesar que muchos hablan de la buena marcha del sector, en nuestros diagnósticos estamos viendo multitud de clínicas veterinarias que a pesar de incrementar las ventas respecto de años anteriores, en lugar de ser más productivas, eficientes y rentables, les está ocurriendo lo contrario, una situación de alto riesgo que se traduce en trabajar muchas más horas al día y que repercute directamente en la cuenta de resultados.
Independientemente de lo que cada uno piense sobre el funcionamiento de su negocio, siempre que tengamos una mínima inquietud al respecto, no se debe dudar ni un momento, lo mejor es realizar un diagnóstico de situación para poder hacer una adecuada interpretación de los datos. Por lo tanto, si de verdad quieres conocer la situación de tu clínica veterinaria, ponte manos a la obra, cuánto más tardes en hacerlo mayor será el riesgo de tu empresa, porque nos guste más o nos guste menos los indicadores son un fiel reflejo de la situación de la empresa.
Cuando identificamos una serie de riesgos con una alta probabilidad que ocurran y las consecuencias sean críticas, se deben adoptar medidas de inmediato.
IDENTIFICAR, EVALUAR Y SOLUCIONAR
Una vez realizado el diagnóstico tendremos identificados un determinado número de indicadores que deberemos mejorar. La segunda parte del trabajo lleva consigo una valoración de la situación (riesgos y oportunidades), que nos ayudará a priorizar por orden de importancia los ajustes necesarios para solucionar cada uno de ellos.
Sabemos que todos estos procesos pueden parecer complicados, ¿por dónde empezar? ¿Cómo lo hago? ¿Cómo saber si es un riesgo inminente? ¿Cómo saber si es una oportunidad en el corto plazo?
Cuando identificamos una serie de riesgos con una alta probabilidad que ocurran y las consecuencias sean críticas, se deben adoptar medidas de inmediato.
IDENTIFICACIÓN – RIESGOS
Los riesgos de nuestras empresas vienen de las amenazas (normalmente externas a nuestra clínica) y de las debilidades (de carácter internas). A pesar que sabemos cada empresa tiene sus particularidades, en general, para evitar que tengas que hacer un DAFO recurrente, te explicamos a continuación aquellos riesgos de carácter internos, que son comunes al resto de clínicas, que por su importancia impactan directamente sobre la actividad comercial de la empresa, y, por lo tanto, tienen una importancia vital (riesgos y oportunidades).
- Costes 01 – Equipo de Veterinarios
- Costes 02 – Gastos fijos del centro veterinario
- Costes 03 – Gastos variables del centro veterinario
- Costes 04 – Estructura del PVP servicios veterinarios
- Política comercial del centro veterinario
- Política de Precios 01 – Los servicios veterinarios
- Política de Precios 02 – Los servicios veterinarios externos
- Política de Precios 03 – Los productos y tratamientos
- Estados financieros – Pérdidas y Ganancias
COSTES PRODUCTIVOS – FIJOS Y VARIABLES
No aplicar correctamente los costes fijos y variables dentro de la estructura productiva de la clínica es un riesgo habitual en la mayoría de los centros veterinarios, y, naturalmente no nos referimos a que un gerente no sepa el coste salarial de su equipo de veterinarios, de sus auxiliares o de los suministros. Lo que tratamos de explicar es que para que la empresa tenga una buena capacidad productiva y eficiente para ofrecer un buen servicio a los clientes, además tiene que tratar de contener los costes productivos para obtener un margen de contribución suficiente que le permita generar recursos, algo imprescindible para alimentar las necesarias inversiones en la clínica que garantizarán la viabilidad futura y la cantidad y calidad de la oferta de servicios.
POLÍTICA DE PRECIOS – SERVICIOS Y PRODUCTOS
Ocurre exactamente lo mismo con los márgenes de contribución, si no sabemos que márgenes son necesarios para aplicarlos a cada uno de nuestros servicios cómo diseñar una política comercial de precios y por ende cómo asegurar la buena marcha de la empresa. Estos cálculos relativamente sencillos para los consultores son una enorme preocupación para los gerentes veterinarios, porque no solo basta con tener definido el coste x minuto de servicio veterinario, también será preciso determinar un margen medio resultante del conjunto de todos nuestros servicios. Esto obliga a realizar un análisis detallado de todas las familias de artículos de la clínica, y, priorizando sobre aquellas que tienen un mayor impacto en nuestra productividad, facturación y rentabilidad. Por lo tanto, variables como tiempo empleado en el servicio por los veterinarios, costes de materiales y fungibles, medicación, anestesia, impacto de la amortización de los equipos, o el número de veterinarios que intervienen, serán necesarios para calcular un margen y fijar un determinado precio de venta.
ESTADOS FINANCIEROS – PÉRDIDAS Y GANANCIAS
El resultado de nuestros estados financieros está directamente vinculado con nuestros costes y márgenes de contribución, y, si estas dos áreas del negocio no las tenemos controladas a la perfección, más pronto que tarde tendremos problemas en nuestra tesorería. Uno de los aspectos de riesgo es que la realidad de muchas clínicas veterinarias son unos resultados financieros similares o inferiores a los de años anteriores, todo ello a pesar que el sector está acompañando de forma positiva. Por lo tanto, y, a pesar que estos trabajos puedan parecer complejos y alejados de las tareas cotidianas de los gerentes veterinarios, con un buen asesoramiento y acompañamiento se transformarán en grandes oportunidades que ayudarán a mejorar rápidamente los resultados de tu clínica veterinaria.
IDENTIFICACIÓN – OPORTUNIDADES
Las clínicas veterinarias están dedicando más recursos para identificar oportunidades que les podría brindar el mercado, ofrecer servicios de especialidad, servicios 24 horas, planes de salud, webs más modernas, mejorar la comunicación con los clientes, etc. Pero tal vez olvidan que de las peores debilidades pueden surgir las mejores oportunidades, dicho de otra forma, al identificar debilidades importantes y de riesgo en nuestra empresa y si somos capaces de solucionar con independencia de la situación de los mercados, tendremos una lista inmejorable de oportunidades que nos ayudarán a mejorar rápida y eficazmente la marcha de nuestra empresa, y, por ende, nos ofrecerán los recursos suficientes para abordar otras oportunidades de carácter externo necesarias.
Tomemos el ejemplo del gerente veterinario de una clínica que quiere captar más clientes, y, para ello decide invertir en una nueva web moderna y atractiva, y, potenciar las acciones de comunicación promocionales para incrementar sus ventas. ¿Qué pasará si su capacidad productiva es alta pero su rentabilidad baja? ¿Qué ocurrirá si ofrecemos descuentos sin conocer nuestro margen de contribución real? ¿Qué ocurrirá cuándo los veterinarios dediquen más tiempo a realizar servicios generales y menos tiempo a pruebas o cirugías? Parece evidente saber lo que ocurrirá ¿verdad?
Imaginemos ahora que antes de tomar esa decisión encarga un diagnóstico y realiza un análisis de los riesgos y las oportunidades, y, se da cuenta que diseñando una política de precios en pruebas diagnósticas y cirugías podría adquirir un equipo de video endoscopia, lo que le permitiría destacarse como referente en servicios de calidad frente a sus clientes y otros nuevos potenciales. La situación será muy distinta.
CONCLUSIÓN
Si quieres iniciar un proceso de mejora que impacte rápidamente sobre tus resultados, te recomendamos lo hagas sobre las tres áreas que hemos identificado en este artículo, costes productivos, política de precios y estados financieros. En primer lugar, porque la probabilidad que no lo estés haciendo es alta, lo que se traduce en un riesgo, y, en segundo lugar, porque la consecuencia de hacerlo cambiará positivamente la manera de entender como debes diseñar una política de márgenes y de precios que te ayudarán a tener un balance óptimo de la cuenta de pérdidas y ganancias.
